Rechnungsvorlage herunterladen: mit allen Pflichtangaben
Kostenlose Rechnungsvorlagen gibt es direkt in Word, Excel und LibreOffice unter „Datei › Neu“. Bevor Sie eine Vorlage nutzen, prüfen Sie, ob sie alle Pflichtangaben nach § 14 Umsatzsteuergesetz enthält – viele Gratis-Muster sind auf den US-Markt zugeschnitten. Für Rechnungen an andere Unternehmen kommt außerdem schrittweise die Pflicht zur E-Rechnung, für die eine Word- oder PDF-Vorlage nicht mehr genügt.
Kostenlose Vorlagen finden
- Excel:Datei › Neu, Suchbegriff Rechnung. Excel-Vorlagen rechnen Summen und Umsatzsteuer automatisch aus. Installation: Excel herunterladen.
- Word: Ebenfalls über Datei › Neu; gut für schlichte Rechnungen mit wenigen Positionen, Rechnen müssen Sie aber selbst (Word herunterladen).
- LibreOffice: Calc und Writer öffnen Office-Vorlagen; weitere Vorlagen bietet der Vorlagen-Bereich der LibreOffice-Website (LibreOffice herunterladen).
- IHK und Handwerkskammern: Viele Kammern veröffentlichen Merkblätter mit Musterrechnungen nach deutschem Recht – eine gute Kontrollquelle für Ihre Vorlage.
Vorsicht bei Websites, die „Rechnungen kostenlos online erstellen“ anbieten und erst beim Download oder nach einigen Rechnungen ein Abo verlangen. Lesen Sie die Bedingungen, bevor Sie Kundendaten eintragen (Abofallen vermeiden). Kundendaten in fremden Online-Diensten unterliegen außerdem der DSGVO: Sie brauchen dann in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter.
Pflichtangaben auf einer Rechnung
Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung über 250 Euro brutto folgende Angaben enthalten. Prüfen Sie Ihre Vorlage Punkt für Punkt:
| Pflichtangabe | Hinweis |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden | Bei Firmen inklusive Rechtsform |
| Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Ihre eigene; die USt-IdNr. des Kunden zusätzlich bei EU-Geschäften |
| Ausstellungsdatum | Datum der Rechnung |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Einmalig vergeben, ohne Dopplungen |
| Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung | Konkret, nicht nur „Beratung“ ohne Zeitraum |
| Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Lieferung oder Leistung | Auch wenn identisch mit dem Rechnungsdatum (dann Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“) |
| Nettobetrag, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt | Getrennt nach 19 % und 7 % |
| Steuersatz und Steuerbetrag | Oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung |
| Vorab vereinbarte Entgeltminderungen | Etwa Skonto oder Rabatte |
| Hinweis auf Aufbewahrungspflicht | Nur bei Leistungen an einem Grundstück für Privatkunden |
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto genügen nach § 33 UStDV weniger Angaben: Ihr Name und Ihre Anschrift, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Nicht vorgeschrieben, aber dringend zu empfehlen sind Bankverbindung, Zahlungsziel und Kontaktdaten.
Bei Reverse-Charge-Leistungen, etwa an Unternehmen in anderen EU-Staaten, gehört der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf die Rechnung. Lassen Sie sich hier im Zweifel von einer Steuerberatung helfen.
Hinweis für Kleinunternehmer
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Auf der Rechnung muss stattdessen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung stehen, zum Beispiel:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ oder „Steuerbefreiung nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung).“
Löschen Sie in der Vorlage dann die Zeilen für Umsatzsteuer vollständig. Weisen Sie als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer aus, schulden Sie diesen Betrag dem Finanzamt. Die Umsatzgrenzen der Regelung wurden in den letzten Jahren mehrfach angepasst; aktuelle Werte nennt das Bundesfinanzministerium.
E-Rechnung: Wann reicht eine Vorlage nicht mehr?
Eine E-Rechnung ist keine PDF, sondern ein strukturierter Datensatz, den Buchhaltungssoftware automatisch einlesen kann. In Deutschland gelten die Formate XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten XML-Daten, ab geeigneten Profilen). Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen gilt:
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Ausstellen gilt für alle übrigen Unternehmen.
- Ausnahmen: Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen weiterhin als Papier oder PDF verschickt werden.
Mit einer Word- oder Excel-Vorlage allein erzeugen Sie keine gültige E-Rechnung. Dafür brauchen Sie eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware mit XRechnung- bzw. ZUGFeRD-Export. Viele Programme für Selbstständige bieten das inzwischen an. Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt die E-Rechnungspflicht schon länger.
Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung. Maßgeblich sind das Umsatzsteuergesetz und die Schreiben des Bundesfinanzministeriums in der jeweils aktuellen Fassung.
Praxis-Tipps: Nummern, Versand, Aufbewahrung
- Rechnungsnummer: Ein System wie
2026-0042oderRE-2026-042ist zulässig. Wichtig ist nur, dass jede Nummer einmalig ist. - Vorlage schützen: Speichern Sie die Vorlage als Vorlagendatei (
.dotxbzw..xltx), damit Sie nicht versehentlich eine alte Rechnung überschreiben. - Versand als PDF: Exportieren Sie über Datei › Speichern unter › PDF. Eine Word-Datei kann der Empfänger verändern; zudem verschiebt sich das Layout. Zur Kontrolle eignet sich der Adobe Acrobat Reader.
- Aufbewahrung: Rechnungen sind für die Steuer derzeit acht Jahre aufzubewahren, und zwar in der Form, in der sie verschickt bzw. empfangen wurden – eine E-Rechnung also elektronisch.
- Korrektur: Eine fehlerhafte Rechnung überschreiben Sie nicht, sondern stellen eine Korrektur- oder Stornorechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Nummer aus.
Häufige Fragen
Brauche ich als Privatperson eine Rechnungsvorlage?
Für gelegentliche Privatverkäufe, etwa über Kleinanzeigen, sind Sie nicht zur Rechnung verpflichtet. Eine formlose Quittung mit Datum, Gegenstand, Preis und Unterschrift genügt.
Muss eine Rechnung unterschrieben sein?
Nein. Eine Unterschrift ist keine Pflichtangabe, auch nicht bei PDF-Rechnungen per E-Mail.
Darf ich mit dem Handy Rechnungen schreiben?
Ja, wenn alle Pflichtangaben enthalten sind. Excel und andere Tabellen-Apps öffnen Vorlagen auch auf Smartphones, die Bearbeitung ist aber am Computer deutlich komfortabler.
Was passiert bei fehlenden Pflichtangaben?
Der Kunde kann den Vorsteuerabzug bei einer Prüfung verlieren und wird eine korrigierte Rechnung verlangen. Für Sie bleibt die Forderung bestehen, die Zahlung verzögert sich aber oft.